La estructura contra el fraude in-house

Una reciente investigación de EY reveló que la mitad de empresas en el Perú sufrió un fraude por parte de sus propios trabajadores durante el 2013. ¿Cómo enfrentar estos casos? Lea el artículo de la revista Aptitus de G de Gestión.

Por Eddy Ramírez Punchin
Asociado de Vargas Pareja Abogados & Consultores

De acuerdo a un reciente estudio publicado por la consultora internacional Ernst & Young, más del 50% de empresas peruanas fueron víctimas de fraude por sus propios trabajadores, ocasionando pérdidas económicas y de imagen institucional.
Además en el mencionado informe se señala lo siguiente:

  • 23% de las afectadas sufrió más de cinco casos de este tipo durante el 2013.
  • el 24% de empresas que sufrieron fraude tuvieron pérdidas entre US$ 50,000 y US$ 100,000 por cada caso
  • el 22% perdió más de US$ 100,000.

Como queda evidenciado de acuerdo a lo advertido por el informe publicado, el fraude es un problema real que vienen padeciendo las empresas en nuestro país, lo cual genera perjuicios económicos y un inadecuado clima laboral al interior de la empresa.

Siendo así, la pregunta que debemos realizar es ¿Cómo puede una empresa evitar ser víctima de algún tipo de fraude como robos o malversaciones de activos, abusos de los puestos de trabajo, filtración de información reservada, entre otros casos por parte de sus trabajadores?

Consideramos que las empresas pueden implementar algunos mecanismos evitando las probabilidades de ser víctimas de este tipo de fraudes al interior de la empresa.

La primera de éstas las podemos encontrar antes del inicio de la relación laboral, que denominaremos “reclutamiento de personal”, en el cual muchas empresas descuidan está etapa que es la más importante de todas, limitándose únicamente a evaluar capacidades académicas y/o experiencia profesional.

Sin embargo, no se solicita o no se toma en cuenta documentación que pruebe la calidad ética y moral del futuro trabajador, información como antecedentes penales o policiales, recomendaciones personales de jefes anteriores, lo cual concluye en la implementación de personal que no cuenta con valores y principio éticos adecuados.

Cabe precisar, que solicitar antecedentes penales o policiales no constituye discriminación, ya que el mismo Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo mantiene un procedimiento específico para facilitar la obtención del mismo y no configure una barrera de acceso al trabajo.

Adicionalmente, se deberá tener en cuenta las competencias de cada puesto de trabajo para determinar qué cargos tienen acceso a información privilegiada de la empresa, qué cargos manejan los activos de ésta, cuáles van a ser los controles que se van aplicar al interior de la empresa, entre otros aspectos.

Esto con la finalidad de poder estructurar contratos de trabajo con cláusulas especiales dependiendo el puesto a ocupar y pactos de confidencialidad con clausulas de penalidad, y así, establecer políticas disuasivas frente a la realización de actos de fraude, ya que el trabajador conocerá las consecuencias de cometer dichas conductas desde el primer momento en que inicia su relación laboral.

Lamentablemente, es práctica común que las empresas realicen sus contrataciones laborales utilizando un modelo genérico de contrato de trabajo, que puede ser defectuoso al omitir clausulas de confidencialidad, exclusividad, entre otras, o incluso estableciéndolas en todos los contratos.

Podría resultar contraproducente, porque demostraría que la empresa no tiene una política de identificación de puestos claves, con lo que el efecto disuasivo de dichas clausulas o pactos dejaría de tener el impacto para el cual fue estructurado.

Asimismo, no debemos dejar de lado que es importante contar con un adecuado Reglamento Interno de Trabajo, Políticas Laborales, Código de Ética, entre otros instrumentos laborales que el empleador, a través de su poder de dirección y facultad directriz, pueda implementar para su empresa y establecer los lineamientos necesarios para sus relaciones laborales.

Otro mecanismo que, por lo general, se realiza cuando el trabajador se encuentra ejerciendo la relación laboral, es la ejecución de auditorías externas contables, tributarias, laborales y societarias a fin de determinar el correcto funcionamiento de la empresa de acuerdo a la materia concreta a auditar.

Debemos precisar que estas auditorías deben ser en la medida de lo posible no programadas y deben realizarse en forma sorpresiva, ya que en muchos casos hemos comprobado que son mucho más efectivas al realizarse de ésta manera en la medida que contemos con el apoyo de la gerencia de la empresa.

Ahora bien, ¿Cuáles serían los pasos que debe realizar un empleador cuando tiene indicios de que está siendo víctima de fraude por alguno de sus trabajadores?

Primer paso: Debe realizar una investigación interna con la finalidad de poder recopilar la mayor información posible documentaria con el objetivo de poder demostrar frente a terceros el fraude cometido.

Segundo paso: De comprobar dicho fraude, el empleador deberá iniciar un procedimiento de despido contra el trabajador, para lo cual cursará una comunicación de pre aviso de despido en el cual le impute la falta grave cometida y le otorgue un plazo razonable no menor de seis días naturales para que pueda defenderse por escrito de los cargos que se le formula.

Mientras dure el trámite previo vinculado al despido, el empleador puede exonerarlo de su obligación de asistir al centro de trabajo.

Tercer paso: Una vez recibido el descargo del trabajador y éste no desvirtuar la falta imputada o habiéndose excedido el plazo otorgado, el empleador cursará la comunicación de despido.

Cuarto paso: Informar a las autoridades competentes sobre el fraude cometido al interior de la empresa con la finalidad de que se realicen las acciones correspondientes para sancionar tal hecho y se tenga una sanción no solo en materia laboral sino penal y/o civil en caso de daños.

En consecuencia, si bien una relación laboral es una relación sinalagmática basada en la buena fe laboral, consideramos que con la implementación de alguno de los mecanismos mencionados podrían reducirse las probabilidades de que una empresa sea víctima de fraude y así evitar un sobre costo laboral innecesario para estas.

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