Nuestra productividad se resiente con una mala lista de tareas a realizar

Al parecer, casi todos nosotros saboteamos inconscientemente nuestros esfuerzos de controlar las tareas confeccionando mal nuestras listas. Aquí unos consejos.

El cerebro conspira por convertir las tareas en una confusión inútil.
El cerebro conspira por convertir las tareas en una confusión inútil.

(Bloomberg).- Si usted y yo nos parecemos en algo, su lista de tareas a realizar es seguramente una mezcla de palabras sin sentido (no sé exactamente qué quise decir con una tarea marcada simplemente como “maquinitas”) y testimonios de meses de postergación. Da la sensación de que por mucho que desee mantener una cuota plenamente funcional de tareas, mi cerebro conspira por convertirlas en una confusión inútil.

Al parecer, casi todos nosotros saboteamos inconscientemente nuestros esfuerzos de controlar las tareas confeccionando mal nuestras listas. Para averiguar cómo resolverlo, consulté a un grupo de investigadores y expertos en cerebro. Una lista de tareas a realizar no solo es alcanzable para todos, sino que gracias a estos atajos que juegan trucos al cerebro, también es probablemente más fácil de lo que creemos.

Escribir la lista a mano.
Hay muchas aplicaciones disponibles para organizar los puntos de la agenda, pero pruebe con la vieja escuela y escríbalo sobre papel. Un amplio corpus de investigación sugiere que escribir las cosas ayuda a aprender y memorizar. Una posible explicación: el acto táctil de escribir involucra diferentes funciones cerebrales, aportando otra vía para que un punto se fije en la memoria. “Básicamente, es como aportar una dosis doble de memoria”, dijo Bennett Bertenthal, Ph.D., profesor de psicología y ciencia cerebral en la Universidad de Indiana.

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Escribir tareas específicas y realizables.
Existe un fuerte consenso entre los científicos y expertos de que cuanto más específica y realizable es una tarea en la lista, más probable es llevarla a cabo. Mucho de esto se reduce a la carga cognitiva: si usted escanea una lista de tareas para realizar y ve un punto vago, todavía debe tomar la decisión de cómo abordarlo exactamente. Eso puede resultar un trabajo mental suficiente para que su cerebro simplemente mande ese elemento a su cajón de “más tarde”.

Desglosar los puntos en tareas más pequeñas.
Según John Williamson, profesor adjunto de neurología en la Universidad de Florida, podría ser útil desglosar las tareas en porciones más pequeñas y alcanzables. Abordar estos fragmentos (recuerde: ¡le conviene convertirlos en tareas realizables!) puede hacerle sentir más fácilmente que está haciendo un progreso real, y recompensarlo o recompensarla con pequeñas victorias y un fortalecimiento positivo que facilita atenerse a la lista de tareas.

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Crear hábito.
Si usted puede convertir algo en un hábito cotidiano –ya sea ir al gimnasio o llevar adelante una lista de tareas a realizar- ya parece realizado, con muy poco esfuerzo. Según Williamson, nuestros cerebros manejan estos “procesos automáticos” de manera diferente de las tareas sueltas, que dependen de funciones neurológicas independientes y cuya realización requiere mucha más atención y mucho más esfuerzo.

“La repetición es la manera de controlar un proceso para que se convierta en un proceso automático”, dice Williamson. “Es necesario internalizar que es algo bueno que puede ayudarnos hasta el punto de garantizar que lo hagamos todos los días”.

En otras palabras: como todo buen hábito, llevar una lista de tareas a realizar puede resultar inicialmente difícil, pero con el tiempo se vuelve más fácil.

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Lograr que siempre sea accesible.
Si su lista está bloqueada en un lugar –quizá necesite otra lista de tareas a realizar para poder recordar que debe actualizarla. “Para esto son un buen mecanismo las aplicaciones –siempre nos acompañan en el teléfono inteligente”, dice Bertenthal. A mí me gusta Clear (US$ 4.99, iOS) por su diseño simple y elegante; y la aplicación para tomar notas Evernote (gratuita) por su capacidad de sincronización entre múltiples dispositivos y plataformas.

Combatir la falacia de la planificación.
Se la conoce como Falacia de la Planificación: los humanos tendemos a subestimar cuánto tiempo y esfuerzo requerirán nuestras tareas. Según Dan Goldstein, Ph.D., psicólogo e investigador principal en Microsoft Research, ser exageradamente optimistas puede hacer que los puntos se eternicen en nuestras listas e impedirnos tener la sensación de logro que vuelve divertido y fácil seguir adelante.

Sumemos a todo lo anterior el coro de voces que privilegian los pasos pequeños y asequibles por encima de los proyectos monstruosos.

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