Las facturas digitales reemplazarán a las físicas en un futuro no muy lejano. Ya un gran número de empresas están obligadas a facturar electrónicamente y, el próximo año, 90,000 más tendrán que hacerlo.

La decisión de cuándo realizarlo dependerá del empresario. Puede esperar a que la ley lo obligue o adelantarse e ir adaptándose a este proceso.

Pese a lo que comúnmente se piensa, hacer la facturación de su empresa de forma electrónica no tiene por qué ser un proceso engorroso ni caro; tampoco está diseñado exclusivamente para grandes firmas, con altos volúmenes de venta y sistemas contables sofisticados.

Las empresas más pequeñas también pueden digitalizar sus facturas, siendo más los beneficios de hacerlo que los costos.

Gestión
Hay una mejora en la gestión de la empresa ya que se recortan algunos gastos y agilizan procesos administrativos, señaló Kennet Bengtsson, gerente general de Efact.

Por ejemplo, no se tiene que buscar el documento en el archivo y correr el riesgo de perderlo o de que se deteriore, ni se debe ingresar manualmente toda información en el sistema, detalla.

Asimismo, es útil ante una posible fiscalización de la Sunat, cuando la empresa tiene que reportar sus ingresos y gastos. Si emite comprobantes electrónicos, la información ya está definida, reportada a la Sunat de forma más transparente y no se corre los riesgos y gastos de una posible auditoría.

Acceso al crédito
Uno de los retos más grandes para las mipymes es demostrar a los bancos que son capaces de pagar sus deudas si solicitan un crédito. Para cualquier institución bancaria, tener un panorama claro de la salud financiera de la empresa es difícil si no tiene documentos que lo prueben.
Con la facturación electrónica, toda esta información ya está disponible. Incluso, sin una auditoría se puede demostrar los ingresos de la empresa, destaca Bengtsson. Hay mayor transparencia para que la mype demuestre su capacidad de pago y solicite financiamiento, afirma.

Además, la factura electrónica facilita el proceso de conversión hacia una factura negociable, que se pueda vender a una empresa de factoring o un banco.

Y es que con la factura física hay una tercera copia, con la que el cliente autoriza que se convierta en negociable su documento de pago; pero con la electrónica no existe esta tercera copia, detalla.

“Las empresas que emiten a través de nuestra plataforma tienen que aceptar convertir sus facturas a negociables y nosotros nos encargamos de reportar las facturas a Cavali, que se responsabiliza de la conversión”, explica.

Costos
El costo de una factura electrónica es relativamente menor al de una factura física. Incluso, para algunos pequeños negocios, la emisión puede ser gratuita, dice el ejecutivo.

Una mipyme puede emitir todos sus comprobantes de manera gratuita a través de la web o el portal de la Sunat, menciona.

Precisa que no hay un límite en el monto de venta para usar el sistema gratuito que se ofrece. Está herramienta está diseñada para empresas que no requieren un alto nivel de sofisticación en sus procesos de facturación, y que no emiten un mayor número de documentos, por lo que una herramienta manual en línea y fácil de usar es suficiente para sus necesidades de facturación, explica.

Para una empresa grande, que quiere emitir sus comprobantes directamente desde su sistema contable, puede integrarse con la plataforma, lo que puede tener cierto mayor costo.

Comparado con la emisión de una factura física, que, en promedio, cuesta entre S/9 y S/10, significa un ahorro importante, resalta el ejecutivo.