Los CEO sufren por sus agendas saturadas. No solamente deben estar pendientes y al día con todo lo que sucede en sus compañías sino que también deben estar en constantes reuniones con los diferentes grupos objetivos y, si no saben optimizar su tiempo, los resultados obtenidos estarán por debajo de lo que esperaban.

Según un estudio del Harvard Business Review, la productividad de las empresas podría incrementar 5% en tres semanas si sus gerentes manejan adecuadamente su tiempo pues, por supuesto, eso se refleja en el desempeño eficiente de su equipo. No obstante, el mismo estudio refleja que en menos de 5% de los casos, los empleados creen que sus compañías son disciplinadas con ese manejo del tiempo.

Según el profesor de administración de la Universidad Externado de Colombia, Edgar Villamizar, dada la relación que hay entre el buen desarrollo de las firmas y el de sus cabezas, es fundamental para optimizar el tiempo una comunicación efectiva, comprendiendo los diferentes niveles que debe tener dentro de la organización.

“Se debe comprender en su totalidad a los diferentes miembros de la compañía teniendo en cuenta que cada uno de estos se comunica de forma diferente. Debe haber cierta capacidad para resolver problemas en el menor tiempo posible y esto solo se logra si dicha comunicación es asertiva y efectiva”, le dijo Villamizar a LR.

Sin embargo, no es tan sencillo conseguir CEO que tengan claros estos conceptos. Según la gerente senior de la firma de reclutamiento Hays, Silvana Vergel, “generalmente cuando un profesional alcanza este nivel laboral está en una edad madura, a partir de los 35 años. Esto es un indicador de que estas personas tienen un componente familiar importante y que deben poder llevar a cabo sus funciones y responsabilidades, pero que al mismo tiempo deben responder ante sus compromisos personales y familiares”.

Dada la importancia de esta característica, se muestran a continuación cinco tips que los altos ejecutivos pueden utilizar para manejar adecuadamente su tiempo y llevar a las compañías hacia el éxito en el logro de sus objetivos.

Establecer agendas personalizadas
Los miembros de la alta gerencia tienen muchas cosas por cumplir: reuniones, entregas, compromisos con sus equipos de trabajo, etc. Según el Harvard Business Review solo 35% de las juntas laborales que son convocadas tienen como resultado una toma de decisión estratégica u organizacional importante para la organización. Con la apropiación y personalización de sus agendas de trabajo, los CEO pueden determinar los objetivos de cada reunión, así como las posibles estrategias que utilizará en cada una de ellas.

El respeto por las jornadas
Un buen líder respeta a sus empleados y ese respeto no solamente se refleja en el trato directo que tenga con ellos, sino también cuando entiende que sus empleados, como él, ejercen un papel fundamental para la compañía y no puede hacerlos perder tiempo programando reuniones y citas a las que no asistirá. Según la socia de Talengo, María Fernanda Jaramillo, “el cumplir tiempos significa tener una agenda real y eso se logra cuando hay efectividad en las reuniones”.

Control de las fechas de cierre
Es imposible medir la efectividad de las tácticas que se plantean para cumplir los objetivos organizacionales si no se establecen tiempos de entrega para cada elemento. Los CEO deben tener claras estas fechas de cierre tanto para ellos como para las áreas que están liderando, de modo que puedan trazar los tiempos de trabajo. Si se respetan estos tiempos y se trabaja con eficiencia y eficacia, la productividad de la organización podría aumentar hasta 5% en apenas tres semanas y, por consiguiente, los resultados obtenidos serán mejores.

Buena Gestión en Improvistos
Sin importar con cuantas semanas de anticipación se tiene preparada su agenda, un CEO, regularmente, debe enfrentarse a diferentes situaciones de último momento a las que necesita responder de forma eficaz, activando todos los recursos que tenga a su disposición para atender los temas urgentes. Jaramillo asegura que para ello es “importante estar un paso más adelante de lo que está sucediendo en la organización y con los empleados, realizando reuniones que hablen sobre el futuro cercano de la compañía”. Todo está en la planeación.

Proactividad sí, procrastinación no
Es claro que buen líder es responsable y cumple con sus obligaciones más inmediatas. Sin embargo, esto no significa que esté siendo eficiente, pues por una mala administración de una agenda personalizada, en ocasiones, puede llegar a postergar tareas que parece que no tienen mayor impacto en el corto plazo de la organización, pero que pueden ser fatales para el futuro más lejano. Teniendo en cuenta eso, un gerente que sabe optimizar su tiempo llena lo antes posible los espacios vacíos que van apareciendo y lo hace con iniciativa.

Luis Camacho
Gerente de la Unidad de Hays Colombia
“Un equipo de trabajo se beneficia de que su CEO maneje óptimamente su tiempo por tres cosas: se genera estructura, orden, y eficiencia en todos los procesos organizacionales”.

Diario La República de Colombia
Red Iberoamericana de Prensa Económica (RIPE)