Hasta el 15 de diciembre, más de 1.7 millones de empresas privadas en Perú deberán depositar las gratificaciones por Navidad para sus trabajadores, pero la falta de integración de datos originaría demoras en el cálculo de este beneficio y la consecuencia sería el pago de multas por parte de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil).

A menos de un mes de vencer el plazo para el pago de la gratificación, Paola Del Carpio, especialista en capital humano de Ofisis, detalló los datos que se deben considerar para hacer un cálculo correcto y oportuno para el pago de gratificaciones:

1. Integración de datos. La gratificación no solo es el pago de un sueldo para las grandes compañías o medio sueldo para las medianas empresas.

Del Carpio manifestó que se debe tomar en cuenta el sueldo base más los complementos salariales (bonificaciones, asignación familiar, comisiones u horas extras), monto al cual se le debe aplicar los descuentos legales afectos de acuerdo a la norma.

Indicó que ya no se reducirá el 13% de los aportes destinados al sistema de pensiones, y se asignará el 9% de contribución a Essalud, o en su defecto, el 6. 75% si el colaborador está afiliado a un seguro médico adicional.

Además, si el trabajador cuenta con menos de seis meses, percibirá la gratificación en función de los meses completos trabajados, es decir, un sexto por mes completo. Se toma en cuenta los periodos semestrales de enero a junio para la gratificación de Fiestas Patrias y de julio a diciembre para la gratificación de Navidad.

“El problema es que aproximadamente el 60% de empresas maneja estos datos en hojas de cálculo como Excel, que no aseguran cálculos eficaces por lo hay un gran riesgo de cometer errores”, afirmó.

2. Sistematización de la información. La falta de un software especializado y el uso de herramientas como Excel pueden ocasionar errores humanos, como una mala digitación u omisión de los haberes computables.

“El uso de software para el cálculo de los beneficios sociales, como gratificaciones o CTS, simplifica procesos y permite el cómputo sin margen de errores. Incluso, permite generar los depósitos en el banco y emitir declaraciones automatizadas a las entidades correspondientes. Es decir, genera los archivos que solicita cada entidad financiera para hacer la transferencia bancaria sin ningún tipo de retraso y de acuerdo a la ley”, aseguró la especialista.

3. El tiempo. Las empresas con más de 200 trabajadores pueden demorar aproximadamente cinco días en realizar el cálculo de las gratificaciones.

“El tiempo es variable. De acuerdo al régimen laboral, puede tomar entre 2 y 3 días, si es una pequeña empresa; y entre 4 o 5, si es una mediana”, aseguró la ejecutiva de Ofisis.

Agregó que considerar cuánto tiempo destina una empresa para el cálculo de los beneficios sociales es fundamental para tomar previsiones. “Sin embargo el tiempo podría reducirse en un 50% si se hace uso de un software especializado”, anotó.

Según la Sunafil, si una entidad omite el pago de las gratificaciones, las sanciones variarían en la siguiente escala: desde 1 UIT o S/ 3,950 hasta las 10 UIT o S/ 39,500 si se está en el régimen especial para Mype.

Mientras que en el caso de las empresas del régimen general, las multas varían desde las 3 UIT u S/ 11,850 hasta las 50 UIT, es decir S/ 197,500 soles.